Simple Strategien für ein erfolgreiches Zeitmanagment

Wer heute effektiv und zielorientiert arbeiten und wirtschaften möchte, dem bleibt gar nichts anderes übrig als sein Zeitmanagement zu optimieren. Die Aufgaben, die im Berufsleben abgearbeitet werden müssen, erfordern einen reflektierten Umgang mit den persönlichen zeitlichen Ressourcen. Mit diesem Anspruch sehen sich heute allerdings keinesfalls nur Top-Manager und Banker konfrontiert, auch Verwaltungsangestellte, Lehrer oder sogar Erzieher müssen sich mit ihrem Zeitmanagement auseinandersetzen.

© Digitalpress - Fotolia.com

Begriffe wie “zeitnah” oder “Zeitplan” fallen immer häufiger und jeder versucht in immer kürzerer Zeit immer mehr Dinge zu erledigen. Die Kunst eines effektiven Zeitmanagements besteht zunächst einmal darin, Aufgaben in solche mit hoher und solche mit eher niedriger Priorität einzuteilen. Diese entschlossene Tat erfordert mitunter ein entschiedenes Auftreten, schließlich muss nachvollziehbar begründet werden, warum manche anstehenden Aufgaben wichtiger sind als andere.
Eine weitere Methode des Zeitmanagements ist das Bündeln thematisch ähnlicher Anforderungen.

Liegen auf dem Schreibtisch beispielsweise mehrere Rechnungen, die bearbeitet werden müssen, sollten diese zuerst abgearbeitet werden, bevor eine thematisch neue Arbeit begonnen wird. Das Gehirn arbeitet nachweislich besser, wenn es sich eine Zeitlang nur auf eine Tätigkeit konzentrieren muss. Multitasking ist also eher nicht sinnvoll, wenn ergebnisorientiert gearbeitet werden soll.

Außerdem wichtig für ein ökonomisches Zeitmanagement ist eine genaue Analyse der eigenen Stärken und Schwächen im Hinblick auf das individuelle Arbeitsverhalten. Dabei gilt es festzustellen, wo die Grenzen der eigenen Leistungsfähigkeiten und des eigenen Wissens sind. Wer feststellt, dass er bestimmten Anforderungen nicht gewachsen ist, der sollte sich nicht scheuen, auch Aufgaben zu delegieren.

Möglicherweise ist der Kollege in der Lage, einige der anstehenden Arbeiten in viel kürzerer Zeit zu erledigen. Konkurrenzdenken ist also nicht gefragt, wenn ergebnisorientiert gearbeitet werden soll. Wenn sich jeder auf seine individuellen Stärken besinnt und schwächen zugeben kann, so wird das Arbeitsergebnis in der Regel besser ausfallen.

Ein weiterer wichtiger Punkt beim Zeitmanagement ist, für regelmäßig anfallende Arbeiten, wie beispielsweise dem Beantworten von Briefen und E-Mails, ein bestimmtes Zeitkontingent einzuplanen. Wer einmal täglich um 11.00 Uhr morgens konsequent alle Mails beantwortet, die sich bis dahin angesammelt haben, wird unweigerlich Zeit einsparen, die er an anderer Stelle vielleicht viel dringender benötigt.

Tags: Zeitmanagment